Gerenciar com eficácia as finanças de uma empresa é um desafio constante. Para manter um negócio saudável financeiramente, é crucial fornecer regularmente uma série de documentos à contabilidade. Esses documentos são fundamentais para justificar despesas, receitas e manter a conformidade fiscal.
A entrega correta e pontual desses documentos é uma prática que oferece segurança nos cálculos e na geração das obrigações acessórias. É por meio dessas informações que um negócio se mantém regular e legalizado, evitando penalidades e sanções fiscais.
Além disso, um contador desempenha um papel fundamental ao oferecer orientações sobre como reduzir tributos de maneira legal, sem configurar sonegação fiscal.
A seguir, exploraremos os principais tipos de documentos que devem ser entregues à contabilidade mensalmente e como manter uma organização eficaz dessas informações. Continue lendo para obter insights valiosos sobre a gestão financeira de seu negócio.
Documentos Trabalhistas
Hoje em dia, a maioria das empresas, independentemente do porte ou setor, emprega funcionários. A legislação trabalhista, especialmente após a Reforma Trabalhista, impõe a necessidade de enviar diversos documentos à contabilidade. Aqui estão os principais deles:
- Guias de Contribuição: Manter em dia as contribuições é uma obrigação empresarial. Com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do e-Social, o governo tem acesso preciso às informações. Cada guia paga, relacionada à folha de pagamento ou contribuição fiscal, deve ser comprovada por meio de recibos enviados à contabilidade para registro contábil.
- Recibos de Pagamento: Fique atento aos comprovantes de pagamentos, como recibos de férias, salários e pró-labores. Esses documentos devem ser enviados à contabilidade assim que ocorrerem para permitir a conciliação bancária oportuna.
- Movimentos e Recibos de Autônomos: Quando você realiza pagamentos a autônomos (prestadores de serviços), é necessário emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). Esses recibos devem ser enviados à contabilidade assim que forem emitidos para garantir o correto recolhimento de INSS e ISS.
Documentos Fiscais
Agora, vamos abordar os diversos documentos fiscais que devem ser compartilhados mensalmente com o contador:
- Notas Fiscais: Todas as notas fiscais, tanto de entrada quanto de saída, devem ser fornecidas ao contador. Esses documentos comprovam os gastos e o faturamento da empresa em um período específico, servindo como base para o cálculo dos tributos.
- Despesas Diversas: Despesas operacionais, como contas de energia elétrica, telefone, internet e reembolsos (pedágio, quilometragem, hospedagem), precisam ser registradas na contabilidade. Essas despesas afetam a Demonstração do Resultado do Exercício e, no caso de empresas tributadas pelo Lucro Real, influenciam diretamente a base de cálculo dos impostos.
Documentos Contábeis
O compartilhamento de documentos contábeis que se referem a movimentações fiscais, tributárias e financeiras é essencial para elaborar obrigações acessórias e demonstrar a situação patrimonial da empresa. Esses documentos incluem:
- Comprovantes de Pagamento de Tributos: Todos os comprovantes relacionados ao pagamento de impostos, taxas e contribuições devem ser repassados ao contador, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, etc.
- Recibos de Aquisições: Quando a empresa adquire bens, como ativos imobilizados ou realiza reformas, as notas fiscais correspondentes devem ser enviadas para a contabilidade no mês seguinte à aquisição. A falta desses documentos pode resultar em multas fiscais.
- Controle de Recebíveis: O controle de recebíveis envolve todas as contas a receber da empresa, incluindo pagamentos com cartões de crédito, débito e boletos bancários. Os extratos e faturas são fundamentais para comprovar essas receitas.
- Extratos Bancários: Os extratos bancários são cruciais para comprovar transações financeiras, pagamentos e recebimentos, além de auxiliar na gestão do fluxo de caixa. É necessário fornecer os extratos de todas as contas correntes e investimentos da empresa ao contador.
- Faturas de Cartões de Crédito: Os pagamentos de despesas feitas com cartão de crédito devem ser comprovados por meio das respectivas faturas. Lembre-se de que, para fins contábeis, é necessário enviar a nota fiscal, independentemente da forma de pagamento.
- Contratos em Geral: Todos os contratos assinados pela empresa, especialmente aqueles firmados com instituições financeiras, devem ser enviados à contabilidade.
A Importância de Especialistas
Gerenciar documentos contábeis é uma obrigação crucial para manter a saúde financeira e a conformidade legal de uma empresa. Embora a tecnologia seja útil, contar com especialistas, como a Foco Contábil, é fundamental para uma gestão eficaz. Com nossa ajuda, sua empresa se mantém regular e eficiente, evitando problemas fiscais.
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