O departamento pessoal ou recursos humanos de uma empresa tem papel extremamente significativo. Mas, para que todas as suas atividades sejam realizadas com eficácia, é preciso otimizar os processos internos.
Com um RH estruturado e eficiente, utilizando uma metodologia organizada e moderna de modo que os colaboradores passem a realizar suas tarefas mais rapidamente e sem erros, é possível realizar muitas mudanças positivas. Siga algumas dicas fundamentais e indispensáveis para a sua empresa otimizar os processos do departamento pessoal.
Documente todas as atividades
Esse é o primeiro passo para organizar o departamento pessoal da empresa, encontrar possíveis inconsistências e evitar o desperdício de recursos.
Documente todas as atividades de acordo com o tipo de cada uma — admissão, demissão, afastamento temporário, licenças, férias, entre outras. Ao registrá-las, é possível comprovar qualquer tipo de prática ocorrida em um determinado período, por meio dos documentos emitidos e devidamente registrados nos arquivos, sejam eles físicos ou digitais.
Esse hábito evita que documentos e arquivos importantes para o setor sejam perdidos e que processos sofram atrasos, privando os colaboradores de perderem tempo refazendo papeladas.
Tenha muita atenção às datas
No setor de departamento pessoal, a maioria dos processos exige prazos e datas determinadas para execução, que vão desde a contratação de um colaborador até sua demissão, principalmente com a implantação do eSocial. Com o atraso ou não cumprimento de alguma delas, a empresa pode ser multada, gerando um custo extra desnecessário.
Para evitar esse problema, basta que o setor de departamento pessoal fique atento a como e quando são realizados os registros de admissões ou demissões de funcionários e às datas corretas para o aviso das férias, além do pagamento de salários, encargos sociais e taxas.
É imprescindível que o setor de departamento pessoal faça um cronograma (geralmente mensal) com todas as atividades relacionadas ao período, para que sejam realizadas dentro do prazo correto, evitando encargos e dores de cabeça à organização, especialmente com a previdência e com sindicatos.
Estabeleça metas
Traçar metas é um passo essencial para otimizar as atividades de qualquer setor. Com objetivos bem definidos, prazos e datas estabelecidas, é bem mais simples manter o foco nas tarefas e trabalhar dentro de um cronograma.
No entanto, é preciso investir em propósitos reais e plausíveis. Se o gestor aposta em metas muito difíceis de serem alcançadas, os funcionários e suas equipes ficam desmotivados e se envolvem menos no trabalho. Comece traçando objetivos de curto prazo e depois vá progredindo para metas de médio e longo prazo.
Delegue funções
Uma prática altamente indicada para o setor de departamento pessoal é a delegação de tarefas por parte de gestores e líderes. Assim, cada funcionário saberá quais são suas atividades e responsabilidades, o que contribui para evitar atrasos e sobrecargas no trabalho.
Encarregar colaboradores de determinadas funções também ajuda o gestor a ter mais tempo para trabalhar no planejamento das atividades do setor e na melhoria contínua de seus processos.
Invista em uma equipe engajada com os propósitos da empresa
Para otimizar os processos do departamento pessoal da empresa, é fundamental trabalhar com uma equipe integrada e eficiente. Investir em treinamentos e incentivar o trabalho em conjunto são as principais frentes na qual o gestor deve trabalhar.
Assim, o ambiente de trabalho fica mais agradável e os profissionais conseguem se comunicar de forma mais rápida, fazendo com que executem as tarefas sem dificuldades e contribuindo para elevar a produtividade como um todo.
Identifique as principais falhas
No setor de departamento pessoal, sempre há equipes que não funcionam bem (ou que acabam perdendo em produtividade) e cometem erros na execução das tarefas. Para corrigir esse quadro é primordial que o gestor analise o setor de maneira aprofundada, para identificar as vulnerabilidades e resolver situações de inconformidade.
Escute os colaboradores. Afinal, eles estão dentro dos processos e conseguem enxergar alguns pontos de ângulos diferentes do líder, o que pode contribuir bastante para a melhoria do ambiente de trabalho, dos processos e das equipes.
Assim, todo o time pode trabalhar junto para desenvolver novas estratégias e métodos, evitando que as falhas se repitam.
Aposte na gestão estratégica para otimizar os processos do departamento pessoal
A gestão estratégica é um dos pilares para que uma empresa melhore seus processos e atinja seus objetivos organizacionais. Essa é uma forma de implantar novas estratégias de trabalho, de maneira sistemática e contínua.
No setor de RH, é fundamental investir na gestão estratégica para automatizar e delegar funções, para que as tarefas sejam executadas com mais rapidez e menor índice de falhas.
Uma boa alternativa para implementar uma gestão estratégica diferenciada é procurar empresas especializadas que ajudem a criar um departamento pessoal otimizado, organizado e com foco em resultados.
Terceirize algumas tarefas
Há, no setor de departamento pessoal, atividades rotineiras que podem ser terceirizadas. Isso contribui para otimizar os processos e ajuda a reduzir despesas, já que a empresa paga um valor fixado em contrato, evitando custos com contratações de profissionais para a execução de tarefas.
Tarefas relacionadas à contabilidade e à gestão de RH podem ser terceirizadas, permitindo que o gestor trabalhe com equipes mais enxutas e focadas, sem perder em produtividade.
Logo…
Aperfeiçoar os processos do setor de RH é uma obrigação para empresas que buscam maior eficiência em suas atividades e atingir as metas organizacionais com o máximo de qualidade.