Todas as empresas, sejam grandes ou pequenas, devem tomar muito cuidado com erros contábeis, por mais simples que pareçam ser. Como a contabilidade envolve muita burocracia, demandando diversos lançamentos e outras tarefas, qualquer equívoco pode gerar prejuízo, muitas vezes financeiro, e retrabalho. É muito importante ter uma boa equipe interna ou contar com a assessoria de um escritório contábil de excelência.
Para todo erro relacionado a procedimentos fiscais, contábeis ou tributários a legislação prevê algum tipo de penalização. Em muitos casos ela é financeira, com multas que podem ser bem pesadas. Conheça alguns desses erros e como agir em cada um.
1 – Não criar uma agenda tributária interna
Existem as agendas de obrigações municipais, estaduais e federais, que são diferentes e não têm ligação entre si. As obrigações de cada âmbito são regulamentadas por leis próprias, feitas pelos órgãos de fiscalização que cuidam apenas de suas jurisdições. Logo, é necessário acompanhar a agenda tributária da Receita Federal, do estado e do município, lembrando que nem todas as empresas pagam impostos nos três âmbitos.
Um dos erros contábeis mais comuns é, na verdade, um dos mais fáceis de corrigir. Para poder acompanhar melhor todos os prazos e as diferentes obrigações, o ideal é criar uma agenda tributária interna, que englobe as datas de pagamentos e entregas de declarações nos diversos âmbitos.
Assim, os profissionais responsáveis pelas rotinas dificilmente se perdem entre as agendas ou esquecem de atender algum prazo e a empresa já se programa financeiramente para honrar com todas as obrigações. Consequentemente, as tarefas e informações se mantêm organizadas e as multas por atrasos e omissões são evitadas.
2 – Errar em cálculos de impostos e declarações
Quando o cálculo dos tributos são feitos erroneamente, podem ocorrer duas situações:
- quando o imposto é apurado a menos que o devido, o órgão público competente cobrará o valor restante, gerando retrabalho e talvez multa por inconsistência em uma declaração entregue com erro de apuração tributária;
- quando o imposto é apurado para mais que o devido, a empresa perderá dinheiro e não conseguirá recuperá-lo se não revisar suas ações passadas.
No momento de apurar impostos é preciso ter muito cuidado e estar com os documentos fiscais bem organizados para que nada passe despercebido. Por exemplo: se a empresa receber um crédito fiscal e não identificá-lo no momento de calcular os impostos, não o aproveitará e pagará mais tributos do que precisaria.
Se na sua empresa existe o risco de já ter ocorrido alum erro nos cálculos tributários, comece um planejamento tributário de revisão o mais rápido possível. Caso alguma despesa indevida seja constatada, é possível pedir compensação junto à fiscalização comprovando o ocorrido.
Em alguns casos é possível contar com ferramentas de auditoria automatizada, que muitas evitam erros humanos que são facilmente cometidos no momento de lidar com grande quantidade de dados.
3 – Não aplicar a contabilidade gerencial
Contabilidade gerencial é a rotina contábil aplicada à gestão da empresa. É a estratégia de aplicar os dados das atividades fiscais, contábeis, tributárias e do departamento financeiro à tomada de decisões estratégicas e análises de negócios.
Neste caso, o erro não está em alguma atividade executada de maneira incorreta, mas no desperdício de recursos e de investimentos. Ao implementar e manter a contabilidade gerencial, todos os esforços e custos das rotinas administrativas e burocráticas acabam sendo investidos em melhoria da gestão e ganho de vantagens competitivas. Logo, os departamentos normalmente vistos como centros de custos e com finalidade de cumprirem obrigações passam a ser agentes de crescimento.
A correção desse desperdício vem com a aplicação da estratégia em ações como criação de relatórios personalizados, integração de setores, maior comunicação entre diferentes profissionais e aproximação do gestor contábil com os tomadores de decisões estratégicas.
4 – Manter documentos fiscais desorganizados
Quando os documentos fiscais estão armazenados sem uma boa organização, de maneira que dificulta a localização de itens, podem ocorrer erros como no processo de apuração de impostos, citado acima, pela falta de algum documento que permita a dedução de impostos, por exemplo.
Outro motivo pelo qual a desorganização de documentos se torna um dos grandes erros contábeis é o aumento do risco fiscal. Por exemplo: em uma fiscalização essa falta de organização tem grande potencial de gerar autuações.
Para evitar erros desta natureza é sempre importante investir em automação de processos, como em um software de gestão de documentos fiscais que também facilite todas as atividades relacionadas, bem como em ferramentas que recuperam documentos recebidos a partir do CNPJ da empresa.
5 – Ignorar os princípios contábeis
A contabilidade conta com princípios que servem para as empresas manterem a transparência e, ao mesmo tempo, realizarem lançamentos e análises confiáveis que não prejudiquem a saúde financeira. Um desses princípios é o da prudência, que visa a determinação dos menores valores plausíveis a ativos e dos maiores a passivos.
Erros como supervalorizar ativos e subestimar depreciação, por exemplo, mesmo quando não ocorrem por má-fé, acabam demonstrando nos documentos contábeis uma realidade patrimonial que não existe.
Esses números incorretos podem induzir tomadores de decisão a erros em suas ações por se verem diante de cenários falsos sem terem ciência disso. Legalmente, os problemas podem vir com cobranças dos órgãos de fiscalização, visto que transmitir o Sped Contábil com dados inconsistentes ou maquiados rende pesadas multas, quando identificados equívocos transmitidos.
A melhor solução para evitar erros contábeis é levar sempre em conta os princípios da contabilidade e escriturar as informações da empresa conforme os documentos comprobatórios e projeções realistas de valores patrimoniais.
Logo…
Além das ações que citamos acima para evitar erros, uma boa solução pode ser contar com uma boa consultoria e assessoria contábil para a sua empresa.
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