O eSocial é um projeto que surgiu com o Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014. Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o programa tem como premissa a unificação do processo de prestação de contas das empresas junto aos órgãos responsáveis, simplificando o trabalho com questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Em síntese, a ideia por trás da criação do projeto é padronizar os processos de transmissão, validação e armazenamento das informações, além de criar um cadastro único no qual esses dados são distribuídos.
O eSocial funcionará como um sistema online, que será ferramenta obrigatória para todo tipo de organização, seja comércio, indústria ou prestadora de serviços. Com ele, as informações serão devidamente registradas e o cumprimento delas será feito de maneira menos burocrática e, consequentemente, mais ágil.
As mudanças do eSocial
Historicamente, as relações envolvendo empresas e órgãos oficiais no nosso país são marcadas pela burocracia, o que abre brechas para problemas no cumprimento das obrigações, entre eles a sonegação. Nesse sentido, o eSocial é uma ferramenta que dá ao governo condições para fazer um controle rigoroso do processo que envolve a prestação de contas das empresas e para combater as irregularidades mais comuns.
Uma vez implementado, o sistema fará com que as informações sejam enviadas assim que os eventos acontecerem, para que os órgãos responsáveis verifiquem se a execução das regras está sendo feita de maneira adequada.
O próprio programa não permitirá a prestação de informações errôneas, sejam elas equivocadas ou incompletas, por conta do cruzamento de dados que fará com que qualquer incompatibilidade entre eles seja identificada de maneira eficiente.
Em função desse novo cenário, será preciso, por parte das empresas, investir em uma mudança de postura em relação à maneira de lidar com suas obrigações legais.
Prazos para a empresa se adequar ao eSocial
As empresas precisam se preparar para cumprir com as exigências do eSocial na data estabelecida pelo governo. Vale lembrar que o programa tem adesão obrigatória, portanto, as organizações que não estiverem adaptadas ao programa, quando ele entrar em vigor, poderão sofrer com penalizações.
O prazo para o eSocial entrar em vigor tem sido constantemente alterado pelo governo desde a criação do programa, muito em virtude da dificuldade de boa parte das companhias brasileiras em se preparar para lidar com as mudanças que virão.
O novo prazo para entrar em vigor segue alguns critérios. Em síntese, eles consideram o faturamento anual das organizações. Assim, as empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016 terão como data limite para a implementação do sistema o dia 1 de janeiro de 2018.
Já as demais organizações e também os órgãos públicos, o limite para a obrigatoriedade de enviar as informações ao eSocial passa a ser a data de 1 de julho de 2018. Vale ter atenção a esse detalhe e garantir que a sua companhia esteja plenamente preparada para lidar com as novas exigências já quando elas entrarem em vigor.
Impactos e efeitos do eSocial para empresas
Muito embora esteja sendo constantemente adiado em função da dificuldade de adaptação por parte das empresas, o eSocial tende a trazer benefícios para as companhias, seja no que diz respeito à agilidade que trará aos processos rotineiros dentro delas, seja em relação a questões como a maior tranquilidade para lidar com a fiscalização tributária e o cumprimento de direitos dos trabalhadores.
Não é apenas a contabilidade que precisará se adequar ao novo sistema, mas todos os departamentos da empresa. No RH, por exemplo, será evidente a transformação que fará parte do dia a dia do profissional da área, tanto na simplificação de atividades quanto na racionalização de processos.
Isso tem muito a ver com a unificação do envio de documentos, que antes precisavam ser encaminhados para diferentes órgãos de fiscalização. Além disso, com as informações inseridas no sistema, será possível ter acesso virtual àquilo que diz respeito à empresa, facilitando a ação do profissional de RH e dos gestores.
Na organização
É nessa lógica que o eSocial deve trazer melhorias também em relação à organização dos dados da empresa. Com a substituição dos documentos por dados na rede, tanto o acesso quanto o manuseio das informações se tornará mais simples. Isso gera ganho de tempo e facilita a realização de procedimentos.
Além de serem acessadas a qualquer momento, as informações também poderão ser cruzadas com dados anteriormente registrados, o que dará às empresas condições para avaliar seu desempenho ao longo do tempo. Esse é um recurso importante para melhorar a gestão e tornar o RH estratégico, pois oferece informações mais precisas para a tomada de decisões.
O eSocial dará às empresas que se adequarem a ele condições para evoluir, uma vez que a melhor organização e o trabalho com os dados permitirá uma análise mais interessante a respeito dos processos.
Na transparência
Quanto à questão jurídica, a certeza é que o eSocial trará transparência para as relações. Isso porque o cadastramento online oferece maiores garantias às empresas em relação aos órgãos oficiais, evitando problemas decorrentes de arbitramentos unilaterais.
Compreender os impactos do eSocial para a sua empresa vai muito além de se adaptar às regras antes que elas entrem em vigor. Essa compreensão permite a você organizar suas ações de tal maneira que, diante do cumprimento das exigências, a companhia tenha como aperfeiçoar seus procedimentos no dia-a-dia e, dessa forma, adquirir melhor desempenho e resultados satisfatórios.