O dia a dia de um gestor é repleto de decisões empresariais a serem tomadas. Mas se estas decisões são amparadas em dados e informações inadequadas, elas podem levar a empresa a seguir um rumo nada bom.
As demonstrações contábeis e financeiras são instrumentos importantíssimos no auxílio à gestão dos negócios, permitindo uma tomada de decisão mais segura e evitando riscos desnecessários.
A rotina de um empreendimento é cheia de obrigações e exigências. Pensando nisso, não é raro que profissionais (experientes ou não) utilizem termos variantes de demonstração contábil e financeira para designar documentos, informações e dados de uma empresa. Porém, é comum que muitas pessoas desconhecem o que são as demonstrações contábeis e financeiras e qual a finalidade delas. O grande problema de não saber a resposta para essa pergunta pode causar confusões e, até mesmo, erros no processo de prestação de contas aos órgãos fiscalizadores.
Qual a importância das demonstrações?
As demonstrações contábeis contém informações importantes para tomada de decisões, sendo solicitadas em processos de empréstimos e financiamentos e, até mesmo, em licitações e demais operações, devido ao seu grau de transparência e detalhamento. As principais informações que existem nas demonstrações contábeis são:
- o quanto de dinheiro foi investido pelos sócios no negócio;
- o quanto de endividamento (capital de terceiros) corresponde o capital social da empresa;
- o faturamento da companhia em determinado período;
- o quanto desse faturamento foi utilizado para quitar as despesas e ainda gerar lucro;
- o quanto a empresa possui de imobilizado (imóveis para fins produtivos da organização).
Essas informações auxiliam em:
- Projeções para períodos futuros;
- Análises do crescimento;
- Melhora a pontualidade dos pagamentos;
- Tempo de retorno do investimento inicial;
- Análise de Burn rate (velocidade que é “queimado” o valor disponível para uso da empresa);
- Análise de GMV (quantidade de transações em reais em um período específico);
- Preparação dos principais impostos, como IRPJ e CSLL.
As demonstrações contábeis são um conjunto de documentos, exigidos por lei, que devem ser transmitidas aos órgãos fiscalizadores. Em geral, são informações que seguem as Normas Brasileiras de Contabilidade e do Comitê de Pronunciamentos Contábeis.
Empresas que mantêm a tributação pelo regime de Lucro Real são obrigadas por lei a estarem com seus registros e entregas em dia, de modo a comprovar os resultados da organização. Mas isso não significa que empresas do Lucro Presumido, Simples Nacional e Microempreendedor Individual não possam utilizar esses documentos para compreender a evolução do capital e o desenvolvimento dos negócios.
Pelo contrário. Tanto podem como devem se valer das demonstrações contábeis e financeiras para uma gestão efetiva.
Para isso, é necessário que as demonstrações contábeis sejam elaboradas, e de preferência, com sintonia entre empresa e contador, já que somente assim é possível que os números estejam corretos. Todos os demonstrativos são representações numéricas dos acontecimentos da empresa, igualando diferentes informações e respeitando o tempo.
Principais demonstrativos contábeis/financeiros
Balanço Patrimonial
Esse documento apresenta valores que a empresa tem disponível em um determinado período de tempo e as previsões futuras, além das obrigações que o negócio tem com terceiros, sócios e investidores. Apresenta também informações de lucros anuais e suas respectivas alocações, como, por exemplo, o quanto destinado aos sócios, investimentos futuros e para possíveis problemas futuros.
Demonstração de Resultado de Exercício (DRE)
Diferentemente do Balanço Patrimonial, que demonstra a evolução dos bens e obrigações de uma organização no decorrer dos períodos, a Demonstração de Resultado de Exercício – DRE – tem a finalidade de apresentar separadamente quais foram receitas, despesas e custos do negócio dentro de um ano e calcular os impostos e o Imposto de Renda a serem pagos. Serve como base para saber quais as deduções da receita e para se chegar ao lucro do negócio.
Demonstração de Fluxo de Caixa
Realizar o controle de tudo que entra e sai do caixa da empresa é fundamental. Portanto, a Demonstração de Fluxo de Caixa é uma versão resumida e detalhada de toda essa movimentação, servindo como uma base para o processo de gestão.
É um importante documento para saber onde a empresa está destinando seus recursos e, no caso de participação de terceiros no capital, como está seu grau de endividamento. Uma curiosidade na elaboração dessa demonstração é que ela pode ser feita através das informações do Balanço e da DRE, e não com base nas entradas e saídas reais do caixa.
Mesmo que não haja uma obrigatoriedade fiscal de entrega para algumas empresas de demonstrativos contábeis, sua elaboração é essencial para que um negócio possa crescer e se desenvolver sustentavelmente.
Demonstrações Financeiras
Aqui não há diferença entre demonstrações contábeis e financeiras. Via de regra, o termo demonstrativo financeiro é utilizado por empresas de capital aberto, mas nada impede que outras companhias possam utilizar essa terminologia.
No entanto, existem alguns documentos que têm uma função especial do termo “demonstrações financeiras”, ou seja, eles servem como controle empresarial e econômico na gestão da empresa.
Importante lembrar que todos os documentos contábeis e financeiros devem ser elaborados com base nos Princípios Fundamentais da Contabilidade. Um deles é o da competência. Isso significa que os fatos devem ser lançados nos demonstrativos no momento que ocorram, independentemente do pagamento ter sido à vista ou a prazo, como forma de controlar a disponibilidade de capital da empresa em caixa. Esse controle pode (e deve) ser utilizado como um importante demonstrativo financeiro que, apesar de não ter valor legal, serve de base para decisões que levem em consideração a real situação da empresa.
Conclusão
Não existe uma fórmula mágica e tampouco uma receita pronta para a elaboração correta de demonstrações contábeis e financeiras. A dica é manter as informações sempre atualizadas e fazer uso de um bom sistema de gestão, automatizando os processos e tornando tudo mais ágil e seguro. A elaboração correta das demonstrações contábeis e financeiras é uma importante base de gestão e decisão para o negócio.
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