O inventário patrimonial é um processo que busca registrar detalhadamente os bens da empresa. Listar corretamente todos os ativos físicos do negócio permite não só o controle dos equipamentos, mas também garantir a sua conservação e reduzir custos em manutenção.
O que é?
O inventário patrimonial é o registro detalhado de todos os bens da empresa: imóveis, maquinários, equipamentos, veículos, móveis, artigos de informática, eletrônicos etc. Não apenas registrar, mas também classificá-los de acordo com o seu uso e estado de conservação.
Quando fazer?
O mais recomendado é que sejam feitos periodicamente, com a ajuda de um especialista ou de uma empresa terceirizada. É muito importante que esse registro se mantenha atualizado, para que os equipamentos possam ficar protegidos.
Qual a sua importância?
Quando o inventário patrimonial é realizado, são afixadas etiquetas patrimoniais em cada bem, que permitem:
- Documentar que aquele insumo pertence e é controlado por uma empresa;
- Fornecer um número de identificação único, que facilita o controle do uso destes ativos;
- Auxilia nas etapas de conciliação física X contábil.
- Como o inventário exige que essas etiquetas sejam fixadas, como também a observação do estado de conservação e estabelecer um regime de uso, a tendência é que qualquer equipamento dure muito mais. Além de ser uma forma de protegê-lo de possíveis furtos, já que a etiqueta não é simples para ser tirada.
Quais os benefícios?
Realizar o cadastro físico de bens e mantê-lo atualizado tem impacto positivo direto em muitas questões que envolvem uma empresa.
Contratação de seguro patrimonial
O inventário patrimonial da suporte adequado para contratação de um seguro do seu patrimônio a um valor justo, garantindo total cobertura em caso de sinistro.
Financiamento
Caso a empresa necessite fazer um financiamento, as informações reveladas no inventário patrimonial fornecem informações precisas sobre os bens, que podem ser dados como garantia ao empréstimo.
Conservação de bens
No caso dos equipamentos eletrônicos, o inventário patrimonial permite que os bens se mantenham conservados por mais tempo, já que o usuário é responsabilizado pelo uso em determinado período de tempo.
Como fazê-lo?
Um inventário patrimonial eficiente pode ser preparado em 6 etapas.
1 – Planejamento
Aqui a empresa deve listar todos seus bens, definir quais ainda serão utilizados, quem será o responsável pela liberação dos equipamentos e outras questões.
2 – Execução
Etapa de identificação de todos os bens físicos do negócio, com etiquetas numeradas e seriadas.
3 – Levantamento e conciliação
Aqui é verificado se os bens estão contabilizados e operacionalmente ativos, além de realizar a reconstituição contábil, caso necessário. É muito importante que as notas fiscais dos bens adquiridos sejam devidamente guardadas não só por questões de fiscalização, mas também para comprovar a movimentação da empresa e poder efetuar eventuais reparos.
4 – Saneamento
Etapa que busca eliminar as sobras, ou seja, após organizar a documentação, a empresa vai ter domínio sobre o que ainda está em funcionamento, o que necessita reparos e o que pode ser vendido.
5 – Implementação de normas e procedimentos
Hora de revisar ou criar normas para controle, movimentação e uso dos bens, com o principal objetivo de manter o controle e conservação do patrimônio.
6 – Finalização
Hora de transformar todas as informações captadas nos passos anteriores em relatórios com fotos de todos os ativos patrimoniais da empresa.
Conclusão
Fazer um inventário patrimonial não é tão simples, mas extremamente relevante para garantir o crescimento organizado e a manutenção adequada dos bens de uma empresa. O controle do patrimônio não é só uma medida burocrática, mas também inteligente de manter os ativos protegidos e conservados, evitando prejuízos e, consequentemente, garantindo economia em recursos.
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