Todas as empresas do setor privado têm até o dia 1º de julho para adotar o eSocial, sistema que unifica a prestação de 15 relatórios a órgãos do governo, com informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. O sistema é um projeto que integra Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), Previdência e Ministério do Trabalho.
A exigência vale desde janeiro para 13,7 mil negócios com faturamento acima de R$ 78 milhões ao ano, que correspondem a cerca de 15 milhões de trabalhadores. A obrigatoriedade se estenderá a mais de 18 milhões de empreendimentos no início do segundo semestre, o que inclui micro e pequenas empresas, além dos MEIs (microempreendedores individuais) que tenham funcionários. Os autônomos sem empregados continuarão a usar o o Simei, o sistema de recolhimento dos tributos em valores fixos mensais do Simples Nacional.
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Apesar da proposta de simplificar o ambiente de negócios, consultores e profissionais de recursos humanos afirmam que a adaptação é bastante trabalhosa e implica em multas de até 0,2% sobre o faturamento anual, em caso de descumprimento dos prazos estabelecidos. E pesquisa feita pela Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas) apontou que menos de 10% das micro e pequenas empresas estão informadas sobre a exigência.
A adesão ao eSocial é dividida em cinco fases
- Cadastro do empregador.
- Em setembro será necessário atualizar dados de trabalhadores.
- Também em setembro, atualizar os vínculos empregatícios.
- Em novembro será a vez da folha de pagamento.
- E em janeiro de 2019, dados previdenciários e sobre a segurança e saúde do trabalho.
Benefícios
Depois da dor de cabeça para a implantação do sistema, o governo prega que haverá simplificação do cadastro de informações e redução de custos na gestão de recursos humanos nas empresas. Para o empregador, vai dar segurança jurídica em relação ao vínculo empregatício e, para o empregado, incentivar a fiscalização e a autuação em casos de violação da legislação.
Exigências
A quantidade de dados cadastrais de funcionários que precisam ser atualizados para a implantação do eSocial está entre as principais dores de cabeça dos departamentos de Recursos Humanos. Até mesmo o CPF de maiores de oito anos, dependentes de empregados, passa a ser exigido. Ainda, como é comum a divergência entre informações registradas em diferentes órgãos, muitos precisam ir à Caixa Econômica Federal ou à Receita para correções. A implantação do sistema tem sido muito trabalhosa para muitas empresas, sendo até preciso implantar um novo sistema de RH, que abrangesse folha de pagamento e cartão ponto. A forma como as solicitações precisam ser cumpridas é nova e nem sempre se aplicam ao dia a dia dinâmico das organizações.
Um exemplo é o processo de admissão, que precisa ser assinado e informado pelo eSocial com um dia de antecedência. Muitas empresas permitiam que a assinatura fosse no primeiro dia assim como às vezes algum colaborador pede férias com prazo menor do que os 30 dias exigidos por lei.
Mas, se a questão das multas separar eventuais erros do que é intencional, será muito bom para a competitividade dos empregadores que respeitam a legislação.
Mais informações e o cronograma de implantação podem ser obtidos no endereço eletrônico portal.esocial.gov.br. E se a empresa tiver qualquer dificuldade, busque uma consultoria para fazer o treinamento, pois as autuações são altas e podem gerar fiscalização retroativa.
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