Sabemos que o monitoramento e o gerenciamento das nossas finanças determina o sucesso do nosso negócio. Os métodos para documentar vendas, despesas e alguns outros dados são essenciais para o desenvolvimento das empresas, e seus administradores precisam seguir de perto cada um destes procedimentos.
Para facilitar e estabelecer um acompanhamento seguro da sua empresa, apresentaremos aqui dez mandamentos para uma boa contabilidade. Com medidas simples e baratas serão evitados diversos riscos potenciais.
1. Manterás as informações financeiras atualizadas
Criar uma rotina para atualizar as demonstrações financeiras é uma boa forma de começar a transformar sua empresa. Os demonstrativos de fluxo de caixa, por exemplo, são excelentes para auxiliar os administradores nas tomadas de decisões.
Tenha em mente que o fluxo de caixa nada mais é do que os montantes recebidos e gastos por uma corporação, durante um período de tempo. Vale dizer que o controle bem-feito dele colabora para a saúde financeira da organização, pois deixa evidente a volatilidade das receitas, os custos fixos e os custos variáveis. O ideal é que estas demonstrações sejam elaboradas mensalmente.
2. Farás a projeção do seu orçamento
Enquanto o fluxo de caixa se refere à movimentação financeira já realizada, o orçamento é o seu equivalente para períodos futuros.
Nunca delegue as análises de fluxos de caixa e nem as projeções de orçamentos para outras pessoas. Lembre-se que negligenciar estes aspectos certamente colocará em risco a vida útil da sua empresa. Também não superestime suas projeções de vendas e nem menospreze suas despesas.
3. Contratarás uma empresa especializada
Ter à sua disposição um contador ou uma empresa especializada na prestação de serviços de contabilidade é fundamental para a saúde financeira do seu negócio.
Esse é um investimento necessário e barato, principalmente com relação ao retorno de benefícios que sua organização terá por contar com um suporte de qualidade, e especializado, no apoio à gestão.
Uma boa empresa de contabilidade acompanha e informa sobre os eventos ocorridos, apresenta a situação econômica do seu negócio de maneira recorrente e ainda auxilia, tanto no processo de planejamento quanto no da tomada de decisão. Além disso, permite que você tenha tranquilidade necessária para que o proprietário se concentre apenas na sua atividade de gestão.
4. Manterás os seus registros organizados e atualizados
A contratação de uma empresa especializada em contabilidade não significa que você não precisará mais se preocupar com a organização dos seus métodos. Lembre-se que, ao ter atualizações inadequadas, você poderá ter problemas bastante onerosos. Por isso, mantenha seus registros sempre precisos, coordenados e disponíveis.
5. Aprenderás os conhecimentos básicos de contabilidade
Mesmo com a contratação de uma empresa especializada, o proprietário precisa conhecer os tributos e os encargos que incidem na atividade de sua instituição. Além disso, o recolhimento dos valores também deve ser acompanhado bem de perto. Saiba que ignorar estas taxas pode acarretar em erros graves – como retenções de impostos indevidos e até falta de pagamentos.
Por isso, peça periodicamente à sua empresa contábil a certidão negativa dos principais órgãos como Receita Federal, Secretaria da Fazenda e Prefeitura Municipal. Estas certidões indicarão que sua firma não possui pendências e lhe deixará mais tranquilo quanto à regularidade do seu negócio.
6. Não misturarás os bens pessoais com os ativos da empresa
Este é um dos erros mais comuns, principalmente nas empresas familiares. Você deve separar o dinheiro dos negócios do que será utilizado como lucro, pelo proprietário. Faça isso também nos registros. Tenha sempre em mente que é fundamental distinguir os registros da empresa dos registros pessoais para manter tudo bem organizado.
7. Contarás com um bom software
A seleção de um software para gerir a sua contabilidade é seguramente uma das decisões mais importantes que você fará para a sua companhia. Faça uma minuciosa pesquisa e busque referência nas experiências de sucesso.
Atualmente, é possível obter produtos de alta tecnologia sem precisar pagar muito por isso. Os principais softwares, hoje em dia, ajudam a evitar os principais, e mais comuns, problemas de contabilidade.
8. Realizarás auditorias periódicas
Os procedimentos internos devem ser avaliados periodicamente. Portanto, é aconselhável a realização de auditorias para validar as práticas que estão sendo adotadas e emitir pareceres com sugestões e opiniões sobre estes processos.
9. Pagarás as suas contas em dia e guardarás todos os seus documentos
Lembre-se também que a empresa contábil nunca deverá pagar as contas da sua empresa. Os vencimentos são passados para você, é o empresa quem deve cuidar do pagamento.
Os documentos arquivados também são de responsabilidade do dono do negócio, assim como os registros em todas as repartições fiscais, o registro de pessoa jurídica e o alvará de funcionamento.
10. Nunca confiarás em acordos verbais
Os acordos e os contratos devem ser sempre registrados em documentos, principalmente os relativos a compras, assim como os que envolvem dinheiro. Por isso, evite manter compromissos firmados apenas verbalmente.
CONCLUSÃO
Como você pôde perceber, não precisa gastar valores desproporcionais ou perder um tempo que você não tem para ter uma boa contabilidade. Tenha consigo estes mandamentos, pois eles serão fundamentais para que a sua organização seja bem-sucedida.
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