Empresas, sejam elas de qualquer ramo, devem ser baseadas em escalabilidade nas suas atividades, para poderem atender a demandas maiores sem aumentar os custos na mesma proporção e também serem eficientes conforme o volume de negócios se eleva. E esse modelo de funcionamento tem de ser levado à estrutura financeira e contábil do negócio.
A empresa tem de ser eficiente para o crescimento e não exigir custos maiores progressivamente. Do contrário, o empreendimento pode ter sérios problemas e defasagem em seus resultados.
Algumas dicas para aplicar a escalabilidade às finanças e à contabilidade.
Mapeie processos e identifique seus pontos críticos
O primeiro passo para planejar a expansão é ter um desenho da empresa. Revendo os processos passo a passo, é possível saber quais são repetíveis e devem ser mantidos e quais têm de ser substituídos ou corrigidos para que se tornem escaláveis.
Essa tarefa também é importante para que os pontos críticos das áreas sejam identificados. Ainda que todos os procedimentos sejam importantes, os críticos e suas relações são especialmente influentes.
Por exemplo, os pontos críticos das finanças podem ser:
- o sistema de cobrança e reconhecimento de recebimentos;
- os fechamentos de fluxo de caixa e suas projeções;
- o pagamento das obrigações;
- estabelecimento e manutenção de indicadores financeiros.
E os da contabilidade podem ser:
- fornecimento de demonstrativos de curto e longo prazos;
- conciliação bancária;
- fechamentos mensais e anual;
- apuração de tributos;
- emissão das notas fiscais.
Os pontos que citamos acima têm alguma relação com, pelo menos, um ponto de outra área. E também têm potencial, individualmente, para prejudicar o funcionamento estrutural e a análise dos resultados.
Planeje a escalabilidade para se manter no longo prazo
Depois que a dica acima for posta em prática, é o momento de realizar a escalabilidade da estrutura financeira e contábil. É preciso estabelecer com antecipação o modelo de funcionamento das finanças e da contabilidade de forma que os processos sejam repetíveis e eficientes.
Esse planejamento passa por estudo das melhores formas de realização de cada processo, observação do funcionamento, testes e análise de sucesso. Depois, mudanças e correções são feitas e também a forma de manter o funcionamento é consolidada.
Por exemplo, essa etapa pode estabelecer:
- pagamento automático das despesas por débito direto autorizado (DDA);
- sistema de pagamento de funcionários por crédito em conta automatizado;
- realização da conciliação bancária de acordo com os dados bancários do financeiro, em integração com a contabilidade;
- automação de emissões de cobranças, envio e identificação de recebimentos e inadimplência.
Todas as formas de proceder que colocamos como exemplo não geram custos cada vez mais pesados ao negócio quando são escalados. Além disso, asseguram que uma grande demanda de processos e informações sejam processados com a mesma eficiência de procedimentos voltados a demandas pequenas.
Escolha a ferramenta de gestão adequada
A escalabilidade exige que processos sejam automatizados. Pois chegará o momento em que será muito difícil e extremamente contraproducente manter procedimentos manuais. E a grande demanda, junto ao volume de informações, será um fator que facilitará os erros humanos.
Por exemplo, torna-se muito demorado olhar todos os lançamentos das contas bancárias da empresa e ainda conciliá-los com a contabilidade um a um. Além disso, tal forma de trabalho é propensa a erros — que serão tão difíceis e demorados para serem corrigidos quanto foi o primeiro trabalho. Aliás, é sempre bom lembrar que o retrabalho significa perda de dinheiro.
O mesmo vale para tarefas como emitir cobranças, identificar seus pagamentos, colocar esses valores no fluxo de caixa e ainda lançá-los na escrituração contábil. Fazer tudo isso manualmente é criar um enorme gargalo e desperdiçar dinheiro e tempo do negócio.
Por esses motivos, e tantos outros, o ideal é contar com um bom sistema de ERP para escalar a estrutura financeira e contábil de forma integrada. É importante observar que ela atenda a todas as necessidades que a empresa tem e pode ter, e deve ser capaz de atender à escalabilidade de processos e dados.
Defina a integração correta entre finanças e contabilidade
O financeiro é mais independente que a contabilidade. As movimentações de entrada e saída de recursos são diretamente registradas em fluxo de caixa e nos extratos bancários, por exemplo. Já os resultados e relatórios contábeis dependem das informações recebidas do financeiro, e de como são entregues.
Por isso, é essencial estabelecer uma forma de integração — de maneira que processos sejam alinhados e a contabilidade possa cumprir seu papel com sucesso.
Um bom critério de integração são os centros de custos. Eles garantem a correta escrituração contábil de despesas. Estabelecendo esse centro, gastos com marketing, por exemplo, serão alocados nele, enquanto que os custos do departamento pessoal, por sua vez, não serão misturados com os demais e também estarão segmentados.
Essa classificação, além da segmentação de registros, permite uma melhor análise de despesas e resultados em demonstrativos.
Planeje a inserção das pessoas nos processos
Um planejamento escalável tem de ser facilmente repassado a outras pessoas ou permitir a inserção delas sem problemas.
Então, é preciso que haja um plano de ação para captação e alocação de recursos humanos na estrutura. Por exemplo, se um gestor financeiro e dois auxiliares são suficientes para manter o sucesso da estrutura e de sua automação com 50 clientes, sabe-se que quatro auxiliares podem ser precisos para suprir a demanda de 100 clientes.
Até esse ponto é tudo muito simples, pois trata-se somente de carga de trabalho e tamanho de equipe. Porém, é fundamental também ter um modelo de inserção de novos responsáveis por manter o processo funcionando.
Um novo auxiliar, por exemplo, não precisa ser especialista em análise de resultados. Mas um treinamento que o deixe preparado para as funções e para a lida com a ferramenta e suas informações já deve estar pronto para aplicação quando a contratação for necessária.
A estrutura financeira e contábil escalável é extremamente importante para manter e expandir um negócio saudável e competitivo, mas não é o único fator. Precisa de auxílio? Conte conosco!