Planejar e criar um orçamento anual para a sua empresa, é indispensável para o planejamento e controle das finanças do negócio, independentemente do porte. O orçamento é uma referência para as principais tomadas de decisão, devendo ser o mais completo e detalhado possível.
O que é orçamento empresarial
O orçamento empresarial é uma ferramenta, um documento utilizado na área de gestão financeira, que permite fazer um planejamento de como os recursos financeiros serão utilizados em um determinado período. Ele mapeia como a receita será distribuída entre os custos, despesas e investimentos do negócio.
Por ser um planejamento, o orçamento depende de dados estimados em relação à receita e aos gastos. Geralmente é feito nos meses finais de um ano, preparando o negócio para o ano seguinte. Esta é a época ideal, pois pode-se usar os dados e resultados do ano como base de estimativa.
Para que serve
O orçamento empresarial atende três objetivos:
- Permite que você tenha uma visão geral de como será a vida financeira da sua empresa em um determinado período.
- Facilita o controle da vida financeira da empresa ao longo do período. Tendo o planejamento como base, fica mais fácil identificar se a empresa está se afastando das metas traçadas.
- Permite uma tomada de decisões com mais embasamento.
O orçamento empresarial tem um papel muito importante como ferramenta de gestão, mas ele precisa ser feito levando em consideração a estratégia da sua empresa. Ele deve privilegiar ações e projetos que ajudem a atingir as metas descritas na estratégia do negócio.
Como fazer o orçamento
Decida os principais indicadores
Fazer um orçamento completo e detalhado não significa incluir tudo. Defina quais são os indicadores mais relevantes para o negócio para o período. Alguns exemplos: taxa de crescimento, vendas, quadro de funcionários, contratações e taxa de expansão do negócio.
Defina os gastos previstos ao longo do período
Defina quais serão os gastos que sua empresa provavelmente vai encontrar no período, incluindo custos, despesas e capital para investimento. Não esqueça de incluir encargos trabalhistas e impostos no cálculo.
Distribua os gastos por áreas
Classificar os gastos e distribuí-los por áreas é uma forma de facilitar a identificação das principais origens de receitas e gastos. Ao fazer esta distribuição, você poderá usar o orçamento para identificar qualquer projeto que envolva muitos gastos, sem gerar a receita esperada. Esta informação será útil para que você reestruture o projeto ou, em certos casos, até mesmo engavete-o.
Defina uma margem de segurança
O orçamento é feito com base em projeções e, portanto, está sujeito a erros e imprevistos. Para evitar que isso gere um rombo nas finanças, é essencial que você inclua uma margem de segurança nos cálculos. Não existe uma fórmula mágica para estipular essa margem, mas ela poderá ser menor se a sua projeção for baseada em dados e cálculos bem criteriosos. Em geral, as empresas praticam uma margem de 15% a 20% do valor total do orçamento.
Trabalhe com diferentes cenários
Trabalhe com diferentes possibilidades de desenvolvimento para o seu orçamento. Existem apenas três cenários possíveis.
- Cenário otimista: suas projeções de receitas e gastos estarão corretas. Talvez a receita até mesmo supere o planejado e os gastos fiquem abaixo do previsto.
- Cenário realista: suas projeções também vão ficar próximas da realidade, podendo haver poucos imprevistos. Ao contrário do cenário otimista, não há folga no orçamento, mas também não há falta.
- Cenário pessimista: suas projeções não acertam a realidade. As metas de receita não são alcançadas e ocorrem gastos imprevistos. Dessa forma, há falta de recursos no orçamento. É por causa do cenário pessimista que você deve provisionar uma margem de segurança, relatada anteriormente.
Se o cenário pessimista já foi resolvido com a medida da margem de segurança, por que precisamos nos preocupar também em antever os cenários realista e otimista?
O cenário realista é aquilo que esperamos que aconteça, portanto, ele já está descrito no orçamento. Sua formalização serve como referência para os outros dois cenários. Já o cenário otimista descreve uma situação em que há sobra de recursos financeiros. Eles podem ser destinados a investir, expandir, comprar ativos ou desenvolver projetos que acelerarão o crescimento da empresa, de forma alinhada com a estratégia do negócio. Por esse motivo, você precisa ter uma definição prévia do que será feito com qualquer recurso adicional que reste ao final do período do orçamento.
Se você ainda não o faz, faça o orçamento empresarial do seu negócio e perceba o quanto ele é útil para desenvolver uma gestão financeira mais estratégica e eficiente. Mas lembre-se: ele não é a única ferramenta disponível.
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